in

Bekerja di Startup Buat Kamu Kewalahan? Ini Cara Mudah Mengatasinya

Kamu mungkin sekarang mempunyai lebih dari dua puluh tugas yang harus diselesaikan, tapi kamu tidak tahu bagaimana cara mulai mengerjakannya. Percaya atau tidak, mengatur ritme kerja sebenarnya sangatlah mudah ketika kamu tahu triknya.

Hal itulah yang menjadi alasan saya menulis panduan ini: membantu kamu menyelesaikan pekerjaan dengan usaha minimal menggunakan metode manajemen tugas.

Ilustrasi Manajemen Tugas

Apa itu manajemen tugas?

Metode ini sebenarnya tidak serumit yang kamu dengar. Pada dasarnya, manajemen tugas adalah cara mengelola tugas mulai dari waktu kamu memulainya hingga selesai.

Metode ini merujuk pada:

  • Pembuatan tugas: Tetapkan tujuan dari proyek atau pekerjaanmu, turunkan tujuan itu menjadi tugas-tugas yang bisa dikerjakan, dan tambahkan keterangan yang lebih detail seperti durasi pengerjaan, estimasi waktu, proyek lain yang berkaitan, status, dan lainnya.
  • Lakukan pengelompokan dan susun prioritas: pertimbangkan semua faktor yang bisa memengaruhi proses pengerjaan tugas dan tenggat waktu, lalu tentukan urutan pengerjaan tugas.
  • Pemantauan dan pembaharuan: manajemen tugas yang sebenarnya baru dimulai ketika kamu menciptakan suatu tugas. Kamu perlu memantau setiap aktivitas dari awal hingga akhir guna memastikan pekerjaan tersebut dipantau dan didokumentasikan dengan baik.

Manajemen tugas bukanlah suatu metode yang hanya bisa kamu terapkan di lingkup pekerjaan. Ketika kamu merencanakan liburan atau berbelanja, kamu juga sebenarnya sedang melakukan manajemen tugas.

Mengapa menerapkan manajemen tugas?

Manajemen tugas dapat memperjelas berbagai pekerjaan yang sedang kamu lakukan. Dengan metode ini, kamu akan selalu mengetahui apa yang harus kamu lakukan dan dalam urutan seperti apa.

Hal ini juga dapat mengurangi rasa stres dan khawatir, sehingga kamu tidak jadi menunda penyelesaian pekerjaan. Berikut adalah beberapa manfaat dari manajemen tugas.

Menjaga semua hal tetap teratur dan efisien

Segala hal yang sedang kamu kerjakan berada di dalam satu tempat. Ini berarti kamu bisa mengelola pekerjaan sesuai dengan keinginanmu dengan membuat to-do-list sederhana, daftar tugas tambahan, papan Kanbandiagram Gantt, dan berbagai metode visual lainnya.

Kamu tidak perlu lagi mencari tugas pada tumpukan email atau kertas. Dengan cara ini, kamu bisa memastikan tidak ada pekerjaan yang terlewatkan.

Perlu diketahui: Kami pernah melakukan penelusuran terhadap 200 daftar pekerjaan di Indeed, situs web pencari kerja yang tersedia di lebih dari 50 negara. Hasilnya menunjukkan bahwa kemampuan manajemen tugas secara efektif merupakan kemampuan penting yang para karyawan inginkan dari para manajer proyek. Ini menunjukkan betapa penting kemampuan manajemen tugas bagi para karyawan guna mencapai target dan bekerja secara efektif.

Calendar Deadline | Photo

Memastikan pekerjaan sesuai dengan tenggat waktu adalah salah satu fungsi manajemen tugas.

Bisa menyelesaikan tugas tepat waktu

Sebagian besar orang tak mau membuang waktu mengerjakan tugas-tugas administratif, seperti mengecek email atau mengirimkan tagihan. Inilah mengapa penting untuk memberikan batasan waktu dalam menyelesaikan suatu tugas. Batasan ini bisa membantu kamu untuk tetap fokus pada hal-hal penting.

Jika kamu tidak memantau berapa banyak waktu yang kamu habiskan untuk menyelesaikan suatu tugas, kamu mungkin saja telah membuang waktumu. Dengan memberikan batasan jam dalam mengerjakan suatu tugas yang bukan menjadi prioritas atau aktivitas yang bisa membuang waktu, kamu akan dapat mengarahkan sebagian besar waktumu untuk pekerjaan yang lebih produktif dan menyelesaikan pekerjaan sesuai tenggat kesepakatan dengan klien.

Membantu menyelesaikan proyek sesuai anggaran

Sebagian besar pekerjaan tentu berkaitan dengan anggaran.
Untuk memastikan kamu tidak kehabisan bujet, kamu bisa membagi anggaran yang tersedia sesuai dengan tugas-tugas dan mengalokasikan bujet untuk masing-masing tugas berdasarkan perkiraanmu.

Tentukan prioritas

Menjabarkan prioritas penting untuk menyeimbangkan beban kerja dengan tenggat waktu. Itulah mengapa, mengelompokkan tugas berdasarkan urgensi atau kepentingan dapat membantu kamu menyusun prioritas yang jelas.

Post It on Laptop | Photo

Post-it bisa membantu kamu fokus terhadap prioritas

Mungkin kamu merasa bahwa semua tugas pantas menjadi prioritas. Jadi, baca terus untuk mengetahui metode yang bisa kamu gunakan untuk menyusun prioritas kerja dengan upaya minimal.

Tip: Manajemen tugas juga berkaitan dengan manajemen tim. Kamu butuh berbicara dengan anggota tim yang bertanggung jawab terhadap tugas tersebut untuk mendapat masukan, estimasi waktu, anggaran minimum, sumber daya yang diperlukan, prioritas, dan faktor yang akan berpengaruh lainnya.

Sebagai pekerja individu, tugas-tugas kamu mungkin hanya terpengaruh oleh klien, bujet, dan tenggat waktu. Berbeda dengan tugas kelompok, yang dipengaruhi juga oleh aktivitas anggota kelompok lainnya.

Kamu perlu berdiskusi dengan sesama anggota kelompok untuk mengetahui tugas dan rencana kerja masing-masing, sehingga dapat memastikan telah menggunakan sumber daya tim dengan tepat untuk mencapai tujuan sambil melibatkan anggota tim untuk mencapai kesuksesan.

Bagaimana cara mengelola dan menentukan prioritas kerja secara efisien

Ketika berbicara tentang tugas personal dan berbagai aktivitas yang tidak kompleks, membuat suatu tugas dan menyelesaikannya adalah hal yang sederhana. Tapi manajemen tugas pada tingkat proyek akan sedikit lebih sulit.

Tergantung pada kompleksitas tugas, ada beberapa cara mudah yang bisa kamu terapkan untuk mengelola aktivitas pada suatu proyek.

Buat daftar pekerjaan sederhana (to-do list)

Setiap manajemen tugas dimulai dengan daftar pekerjaan.
Yang kamu butuhkan hanyalah selembar kertas, atau sebuah aplikasi daftar pekerjaan.

Jabarkan tujuan kamu dan ubahlah menjadi aktivitas nyata. Kemudian, tuliskan sesuai urutan pekerjaan yang ingin kamu selesaikan. Kamu juga bisa memecah tugas besar menjadi lebih kecil, sehingga akan lebih mudah memantau kemajuan yang telah kamu buat.

Rahasia dari sebuah daftar pekerjaan yang tepat adalah dengan membuatnya sependek mungkin. Berikan batasan pekerjaan sesuai dengan sumber daya yang kamu miliki. Terlalu banyak daftar pekerjaan akan membuat kamu kewalahan.

Tip: Untuk menghindari daftar pekerjaan yang terlalu panjang, buatlah tidak lebih dari dua puluh daftar pekerjaan. Sebaiknya kamu fokus pada tugas yang mendekati tenggat waktu, jangan menghindari mengerjakan tugas yang sulit, dan cobalah menyelesaikan setidaknya satu tugas setiap hari.

Contoh daftar pekerjaan

Contoh daftar pekerjaan (to-do-list)

Menyelesaikan tugas dari daftar pekerjaan sebenarnya semudah kamu membuat daftar tersebut. Kamu tinggal menyoret atau mencentang tugas yang sudah kamu selesaikan.

Percayalah, hal ini penting. Saya tidak bisa menjelaskan berapa kali saya melewatkan langkah ini dan lupa dengan tugas apa saja yang harus diselesaikan saat mulai bekerja.

Daftar pekerjaan yang detail

To-do list sederhana mungkin cukup untuk pekerjaan personal atau proyek sederhana. Namun jika kamu menangani beberapa anggota tim, sumber daya, dan proyek, kamu bisa mencoba membuat daftar pekerjaaan yang lebih detail.

Meski memiliki struktur serupa, setiap daftar pekerjaan merupakan satuan yang mengandung rincian tugas yang lebih detail. Hal ini dapat membantu kamu dalam mengerjakan dan menyelesaikan tugas tersebut. Termasuk di antaranya daftar orang-orang yang bertanggung jawab terhadap tugas, tenggat waktu, prioritas, bentuk pembayaran, estimasi jam dan biaya, deskripsi tugas, fail, dan masih banyak lagi.

Baca Artikel startup menarik lainnya hanya di Egg Geek
(Diedit Oleh Aidil Hafizh)

What do you think?

0 points
Upvote Downvote

Written by Aidil Hafizh

Comments

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

Loading…

0

Comments

0 comments

[OPINI] Pahit-Manis dari Pilihan Menjadi Wirausahawan vs Karyawan

10 Kebiasaan Buruk yang Bisa Merusak Potensi Startup Kamu